Como funciona o processo de briefing em uma startup?

O briefing otimiza o relacionamento entre cliente e empresa, já que visa criar e desenvolver projetos de qualidade que atendam às demandas dos clientes!Para otimizar a produtividade das empresas, solucionar problemas e integrar os profissionais de uma equipe, os empreendedores buscam ferramentas e estratégias inovadoras, como o briefing!

O briefing pode auxiliar a entrega de produtos e projetos de qualidade. Como resultado, valores positivos são agregados aos negócios, aprimorando até mesmo o relacionamento entre clientes e empresas!

O que é briefing?

Briefing, em inglês, significa “instrução, direcionamento”. Briefing refere-se a um documento criado com o objetivo de liderar uma ideia ou um projeto. Esse documento contém diversas informações cruciais para orientar o trabalho que deve ser realizado.

O grande diferencial do briefing para outras estratégias similares, é o fato de que apresenta dados e informações sintéticas e objetivas. Isso resulta na otimização da produtividade da equipe responsável pelo projeto.

Quais as vantagens de implementar o briefing em seus negócios?

O briefing, assim como outros processos bastante utilizados no universo do empreendedorismo, pode agregar diversas vantagens ao seu negócio!

Para que você conheça mais sobre esse processo, vamos apresentar os benefícios mais relevantes ao trabalhar o briefing!

Funciona como orientação

Como o briefing reúne diversas informações e ideias, ele é bastante útil para a orientação de um projeto. Após a coleta de vários dados, o briefing permite a seleção das ideias principais e essenciais, fornecendo a direção correta para a realização do trabalho.

Já que o briefing funciona como um resumo, você consegue ter uma base para organizar ideias, projetos e oportunidades!

Base de inspiração

Ao trabalhar o processo de briefing, você terá acesso à ideias e fatos que não tinha percebido antes. Verificando as demandas que o cliente realizou, você consegue perceber:O processo de briefing atrair o surgimento de novas ideias e pontos de vista, sendo também uma base de inspiração!

  • Algo que está faltando;
  • Itens incorretos;
  • Ideias que podem ser descartadas;
  • Conceitos que são inviáveis;
  • Ideias que são essenciais.

Além disso, como o briefing é realizado por uma equipe, sempre por mais de uma ou duas pessoas, ideias novas surgem durante o processo. Quando diversas pessoas com diferentes opiniões e pontos de vista se reúnem, é fato que surgirão ideias incomuns e inesperadas.

Otimiza o planejamento de um projeto

O objetivo principal do briefing é o planejamento. 

Antes de dar início a qualquer projeto, deve-se planejar para que o resultado seja coerente com a demanda e com as ideias inicialmente formuladas.

Com o briefing, você estabelece um objetivo e cria um planejamento para atingir esse objetivo.

Otimiza o trabalho em equipe

Para a efetivação do briefing, é necessário um grupo de pessoas. Por isso, o briefing otimiza o trabalho em equipe.Que o briefing deve ser feito por um grupo de pessoas você já sabe. E agora você entenderá o porquê.

Dentro de uma empresa, um dos fatores mais importantes e relevantes para o seu sucesso, é a integração das pessoas de uma equipe. Uma equipe unida otimiza a produtividade de um negócio!

À medida que uma equipe se une para atingir o mesmo objetivo, ela se torna mais integrada entre si.

Todos que fazem parte do processo de briefing têm acesso à novas ideias, contextos, pontos de vista, etc. Ou seja, esses profissionais passam a se conhecer melhor, e isso reforça o trabalho em equipe.

Resolve problemas

O briefing, além de direcionar e guiar um projeto, é relevante em outras áreas de uma empresa.

É possível utilizar o briefing em outras áreas do meu negócio?

É claro que sim! O briefing é útil em diversos setores de uma empresa. Além disso, as informações coletadas através do briefing podem ser relevantes para solucionar outros problemas que um negócio pode ter!

O que deve conter um briefing?

Agora que você já sabe o que é um briefing e quais as vantagens de trabalhar esse processo, vamos apresentar os itens necessários de um briefing efetivo!

Objetivos

Primeiramente, antes de dar início a qualquer estratégia de negócio, é necessário estabelecer um objetivo. É  nesta etapa que você conhece melhor as demandas de seu cliente.

E para que o processo de briefing seja eficaz, é necessário que o cliente também esteja ciente dos objetivos que serão trabalhados durante a criação do projeto.

Portanto, verifique se o briefing inicial (geralmente trabalhado entre o cliente e o profissional de atendimento do seu negócio) é claro e completo. Tenha certeza de que não faltam informações importantes. A partir disso, o briefing entre a equipe de desenvolvimento do projeto também será claro e completo.

Público

Este é um dos pontos mais importantes na realização de um briefing. Saber com quem você deve falar é essencial para que a comunicação seja otimizada.

Entretanto, há um problema bastante recorrente entre empresas: elas não sabem quem é o seu público alvo. E sem essa informação, o processo de briefing estará incompleto.

Mas há uma solução! Converse com seu cliente sobre isso. Seja claro ao dizer que ele precisa conhecer seu público alvo. Essa informação não é somente importante para o briefing, mas também é essencial para o sucesso dos negócios de seu cliente.

Para facilitar, existem algumas ferramentas e estratégias que visam o conhecimento e a definição do público alvo de um negócio:

Portanto, é fundamental conhecer o público alvo de seu cliente a fim de otimizar o processo de briefing!

Orçamento

A partir dessas informações acima, algumas ideias já devem ter surgido na mente dos profissionais que realizam o briefing. Entretanto, antes de iniciar esse processo, é necessário ter em mente o orçamento disponível para a realização do projeto.É necessário ter em mente o orçamento a ser utilizado em um projeto. A partir disso, você pode realizar um trabalho de qualidade, agregando valor ao investimento do cliente!

Toda a parte criativa e de desenvolvimento de uma ideia é imprescindível! Mas tudo dependerá da viabilidade e do orçamento do cliente.

Portanto, não hesite em perguntar qual a verba disponível para a realização do projeto. O valor a ser investido por seu cliente influencia no projeto.

Assim, será possível realizar um ótimo projeto que esteja coerente com a verba disponibilizada por seu cliente.

Prazos

À medida que você obtém informações sobre o cliente, você deve estabelecer um prazo para a entrega. Esse prazo não é definitivo; ele vai depender do objetivo do cliente e da viabilidade do projeto.

É extremamente importante que os prazos estejam claros na mente da sua equipe e do seu cliente. Algumas vezes, como o seu cliente não tem conhecimentos profundos sobre alguns projetos, ele irá pensar que certas ideias podem ser finalizadas em pouco tempo. E você, empreendedor, sabe que nada é bem assim. Até mesmo um post em rede social, a criação de uma landing page, etc, demandam planejamento e tempo.

Portanto, oriente os seus clientes!

Afirme a importância de estabelecer um prazo e procure definir uma data em que há tempo mais do que suficiente para entregar um excelente projeto.

É importante também conhecer o prazo necessário de seu cliente. Ou seja, há alguns fatores que podem influenciar no prazo, como:

  • A urgência de um projeto;
  • A data de um evento, fazendo com que o projeto seja entregue dentro do período desse evento;
  • Mídias a serem utilizadas (isso influenciará no prazo, já que as os canais de comunicação têm grades de horário e outras demandas).

Ou seja, a mídia (tv, rádio, jornal, etc) que será utilizada para publicizar um projeto, a data de um evento e a urgência da entrega, demandam tempo. Todos esses fatores influenciam no prazo de desenvolvimento e entrega de um projeto!

Lembre-se também de sempre ser claro com seu cliente. Se o projeto está em desenvolvimento, mas você percebe que não será possível entregá-lo dentro do prazo, converse com seu cliente. Seja transparente para não perder a confiança de seu cliente.

Escopo

Definir o escopo com o cliente é essencial, já que previne problemas no desenvolvimento e no pagamento final.É importante definir o escopo de um projeto durante a conversa com o seu cliente. Isso ajuda a estabelecer certos fatores que farão parte do desenvolvimento do projeto. Se não há a definição do escopo, alguns clientes podem sempre pedir adicionais.

Isso atrapalha o desenvolvimento da ideia, já que sempre há algo novo a ser incluído. Além disso, alguns clientes desejam adicionar itens ao projeto mas não querem pagar por isso, já que o orçamento foi definido.

É fato que os projetos sempre recebem coisas novas durante o desenvolvimento. Entretanto, é necessário estabelecer um preço sobre os novos pedidos do cliente. Portanto, seja claro com seu cliente. Se está fora do escopo, há um preço adicional.

Como realizar um briefing?

O principal diferencial do briefing é a sua dinamicidade. É um processo completo, com informações essenciais, mas é também sintético.

Inclua no briefing apenas informações que impactam as estratégias e o desenvolvimento. Para saber o passo-a-passo de como realizar um briefing, veja as nossas dicas abaixo!

Selecione uma equipe

Para dar início ao briefing, monte a equipe que será parte desse processo. Você já sabe que é importante reunir pessoas diferentes para que o briefing seja rico e diverso.Selecione uma equipe qualificada e interessada para que o briefing seja completo e efetivo!

Entretanto, só isso não basta. É necessário escolher os profissionais certos, que estão aptos a acrescentar ideias novas. É interessante citar também, a importância de incluir diversas pessoas em um processo de briefing é fundamental. Utilizar os mesmo profissionais, por melhores que sejam, em todos os projetos, reduz as chances do surgimento de novas ideias.

Portanto, selecione profissionais diferentes, criando uma equipe com estagiários, profissionais e especialistas. Assim, você terá grandes chances de obter novas e ótimas ideias!

Integre informações

Como o briefing é um processo sintético, não é necessário separar uma grande quantidade de papéis, quadros e post-its. Para otimizar o trabalho da equipe e reduzir chances de erros, integre as informações.

Organize-as e as mantenha em um lugar onde todos os participantes do projeto possam ter acesso a esses dados.

Portanto, elimine informações necessárias e não deixe as informações com apenas uma pessoa.

Sintetize as ideias

Vamos enfatizar mais uma vez a importância de resumir as informações. Durante o processo de briefing, é interessante utilizar termos simples, que resumem uma ideia.

Caso seja necessário utilizar termos técnicos, certifique-se de que todos os participantes da equipe saibam o que significa esse termo. Assim, todos podem acrescentar novas ideias e a criatividade pode fluir durante a reunião.

Veja um exemplo desse processo 

Não há um modelo de roteiro que deve ser seguido. Existem diversos modelos com diversas questões diferentes. Entretanto, alguns itens básicos e fundamentais não podem faltar em um processo de briefing. Confira já quais são esses itens!

Vamos imaginar que o seu cliente tenha uma loja de perfumes e ele contrata a sua empresa ou agência para realizar o anúncio da loja.

Portanto, algumas das perguntas a serem feitas durante o briefing, podem incluir:

  1. Qual é a loja de perfumes?
  2. Qual o objetivo dessa loja? Aumentar vendas, fidelizar clientes ou branding?
  3. Quem é o consumidor desta loja?
  4. O seu público alvo é B2B, B2C ou ambos?
  5. Esses consumidores compram esse tipo de produto com qual frequência?
  6. Serão vendidos perfumes masculinos, femininos ou ambos?
  7. Quais as mídias que o público alvo mais utiliza?
  8. Quais os tipos de perfume serão vendidos?
  9. Haverá descontos ou será o preço normal dos produtos?
  10. Há alguma data/feriado especial para aumentar as vendas?
  11. Qual o diferencial de seu produto?
  12. A loja já realizou ou realiza algum tipo de publicidade?
  13. Se sim, qual o retorno que esse investimento comunicacional trouxe para as vendas?
  14. Qual a verba disponibilizada para investimento?
  15. Qual o tempo de circulação do anúncio?

A partir dessas perguntas, a sua equipe estará apta a realizar um ótimo trabalho, agregando valor ao seu negócio e atendendo as demandas de seu cliente!

Concluindo

Finalizando, para se certificar que o briefing será efetivo, verifique se após a realização do briefing é possível responder à essas questões:

  1. O que?
  2. Porque?
  3. Para quem?
  4. Como?
  5. Quando?

Se você não tem dúvidas com relação a essas questões, então você já pode dar início à divisão de tarefas entre sua equipe.

Portanto, agora que você já sabe o que e como funciona o processo de briefing, pode começar a investir nessa estratégia. E falando em estratégias que vão alavancar os seus negócios, que tal aprender sobre automação de conteúdo?

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